Wierząc w prawdziwość maksymy, iż lepiej zapobiegać niż leczyć, wNaszej Kancelarii podjęliśmy działania, których celem jest podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji i zapobieganie ich utracie w jakikolwiek sposób. Wprowadzone przez nas procedury niwelują potencjalne niebezpieczeństwa w wymienionych na wstępie obszarach:

1. Zabezpieczenie przed przekazaniem informacji niepowołanym osobom:

• Współpracując z danym podmiotem ustalamy z kierownikiem jednostki listę osób ze strony Klienta, którym mogą być przekazywane informacje określonego rodzaju (np. dane kadrowe, dotyczące obrotu, rozrachunków). Każde zapytanie od osoby spoza listy jest zgłaszane Klientowi i wymaga autoryzacji kierownika podmiotu.

• Klient określa adresy poczty elektronicznej, na które mogą być przekazywane jakiekolwiek informacje.

• W przypadku pracy zdalnej za pośrednictwem łącza internetowego, połączenie jest zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem osób trzecich.

• Każdy z pracowników Biura złożył podpisane zobowiązanie do nieujawniania jakichkolwiek informacji Klientów Biura osobom trzecim, pod sankcją wysokich kar finansowych.

• W umowie pomiędzy Klientem a Biurem istnieje zapis zobowiązujący Biuro do zachowania poufności informacji.

• Wydruki sporządzane w Biurze są niszczone.

• Dostęp do komputerów w Biurze, a w dalszej kolejności do programów finansowo – księgowych chroniony jest hasłami.

• Serwer zabezpieczony jest przed nieautoryzowanym dostępem z zewnątrz.

 

 2. Zabezpieczenie przed fizyczną utratą dokumentów lub usunięciem danych

• Przekazanie jakichkolwiek dokumentów pomiędzy Klientem a Biurem może być dokumentowane stosownym protokołem

• Dokumenty po wprowadzeniu do systemu komputerowego są natychmiast archiwizowane

• Archiwum dokumentów Klientów znajduje się w zabezpieczonym pomieszczeniu w siedzibie Biura

• Wszystkie pomieszczenia Biura zabezpieczone są przed włamaniem systemem alarmowym z powiadamianiem zewnętrznej ochrony

• Dane wprowadzane do systemu zapisywane są w systemie dysków lustrzanych

• Codziennie sporządzana jest kopia danych z serwera, która przechowywana jest w zabezpieczonym pomieszczeniu